HOE ONLINE COMMUNICEREN EN WELKE TOOLS GEBRUIKEN IN TIJDEN VAN CORONA

Met socialemediaburo.be en someflex.be focussen we sinds de start op een online aanbod van trainingen, omdat we hier veel mensen mee kunnen bereiken en laten bijleren over sociale media.
Niet alleen ons aanbod, maar ook onze aanpak is online. Wij kunnen werken van overal.

Als bedrijf passen we het ‘nieuwe werken’ toe en is thuiswerk iets waar meerdere collega’s beroep op doen. We zetten heel sterk in op alle online mogelijkheden, alles draait in de cloud en we zetten zeker ook veel in op sociale media. Walk the talk dragen wij als principe hoog in het vaandel. We werken ook veel samen met mensen en experten uit Nederland, snel en online schakelen zit in ons DNA.

De meest gehoorde vraag de voorbije dagen is “Welke tools raad je ons aan?”.
Het antwoord op die vraag is uiteraard niet eenduidig, want de toepassing -wat je ermee wil doen- is bepalend in de keuze van de kanalen en de tools.

Het gaat hierbij om het gebruik van online tools die functies vervangen die we normaal (grotendeels) offline doen. Dit gaat van communiceren (één-op-één of in kleine groep), presentaties geven (met mogelijkheid tot interactie met het publiek), tot vervangen van live events door een online alternatief (bv live streamen). Ook vergaderen en diensten online aanbieden (bv bestellen, verkopen…) en een online community bouwen.

WE DELEN ONZE EIGEN ERVARINGEN

Tegenwoordig vind je overal lijstjes. Dat er veel tools bestaan, dat weet iedereen. Net vandaag heb je een gids nodig, die liefst op basis van eigen ervaring zegt wat te gebruiken. Een beetje zoals de recensies die je leest bij restaurants of producten die je gidsen in wat je online wilt kopen. Beter 1 goede tool in de hand dan 10 in de lucht.

Wat wij belangrijk vinden als we tools gebruiken, is naast de gebruiksvriendelijkheid (evident!), ook deze afwegingen:

  • Zoveel als mogelijk aansluitend op apps of tools die mensen gewoon zijn om te gebruiken (zodat er geen technische drempel is om over te schakelen).
  • Als we met tools werken waar wel een andere app of software voor gebruikt wordt, dan eentje waarbij je door te klikken op een url kunt aansluiten, zonder installaties.

  • Tools die liefst op alle browsers werken, maar onze ervaring hierbij is toch dat we steeds Google Chrome als browser aanraden omdat we daar minst technische issues mee ondervinden.

  • Als het enigszins kan, liefst met een interface en support in het Nederlands.

Check deze video of lees door onder de video.

Wil je zelf jouw eerste stappen zetten met het geven van online training? Wij helpen jou graag verder.



ONLINE TOOLS, VOOR WELKE TOEPASSING?

De toepassing verschilt en we hebben het overzicht daarom opgesplitst.

1. IN KLEINE GROEP OF 1-OP-1 ONLINE VERGADEREN, MEETINGS, COACHINGS.
Mijn favoriet is Whereby (tot 4 deelnemers gratis) en Google Meet. Het voordeel van beide is dat je niks hoeft te installeren, enkel een link delen en zo gratis kunt vergaderen. Een scherm delen is ook mogelijk, dat is vaak handig om iets te tonen.

Wat we ook aanraden is videobellen met WhatsApp (kan tot 4 personen) of Messenger (kan tot 6 personen). Het voordeel is ook hier dat je niks hoeft te installeren, je hebt wel elkaars nummer of naam nodig. Voor mensen die werk en privé strict gescheiden willen houden, kan dit een drempel zijn.
Dit videobellen is bv heel handig voor woonzorgcentra om kinderen en grootouders met elkaar in contact te brengen. Iets gebruiksvriendelijker dan Skype.

2. BESTELLINGEN DOORGEVEN
In het verlengde daarvan, en zonder video, heb je natuurlijk ook de bericht- en chatmogelijkheden van WhatsApp en Messenger (zonder het videobellen). Deze worden nu ook gebruikt voor het doorgeven van bestellingen (bij lokale handelaars bijvoorbeeld). Wil je WhatsApp omarmen en daar meer functies gaan benutten (aanrader!), dan kies je best voor WhatsApp Business.
WhatsApp Business is gratis en speciaal voor kleine ondernemingen. Deze app maakt communicatie met klanten eenvoudig met behulp van tools waarmee je automatische berichten kunt versturen, berichten kunt sorteren en snel kunt antwoorden. De app is bedoeld om hetzelfde aan te voelen en te werken als de gewone WhatsApp, je kunt hem gebruiken om alles te doen wat je normaal ook doet, zoals berichten en foto's versturen.. Daardoor is WhatsApp heel geschikt, bijna al jouw klanten hebben WhatsApp, je sluit dus aan op het kanaal waar jouw doelgroep zit.

Deze extra functies zijn typisch voor WhatsApp Business

  • Bedrijfsprofiel om belangrijke informatie te vermelden, zoals het adres, e-mailadres en de website van het bedrijf.
  • Statistieken om te zien hoeveel berichten succesvol zijn verzonden, afgeleverd en gelezen.

Berichtinstellingen om klanten snel te antwoorden.
Alle sociale mediakanalen bieden de mogelijkheid om privé berichten te sturen, deze worden vaak gebruikt als kanaal om bestellingen door te geven (meest gebruikt zijn Messenger, via Facebook dus, WhatsApp en Instagram).

3. VAN 1 ZENDER NAAR VEEL ONTVANGERS MET INTERACTIE-MOGELIJKHEID.
Hierbij kan je veel mensen inspireren, waarde (bv een presentatie) en tips geven of een Q&A organiseren. Het voordeel is dat het publiek live vragen kan stellen en antwoord kan krijgen. Events die simultaan live gestreamd worden, dat kennen we, maar in deze corona-tijden wordt er vaak overgeschakeld naar livestreams.

We denken hierbij in de eerste plaats aan de vele LIVE toepassingen van de sociale mediakanalen (Facebook, Youtube, Instagram, Twitter en binnenkort ook LinkedIn).

Wil je meerdere live streams combineren en dus uitzenden op verschillende kanalen tegelijk, dan heb je een dashboard (een studio) als OBS nodig om dit te organiseren. OBS is gratis en wordt door velen, ook door ons, gebruikt.

Ook een webinar kan je hiervoor organiseren, onze favoriete tool is Webinargeek omdat je als deelnemer geen software dient te installeren.

Vaak gehoorde andere tools hiervoor zijn Zoom, Webex en Google Meet. Deze bieden op zich wel mogelijkheden om met meerderen (in groep) te praten (zie volgende item).

Wil je korte updates delen naar een lijst van mensen, dan is de zendlijst-functie van WhatsApp een meerwaarde. Ontvangers kunnen wel antwoorden en dan krijg jij als verzender het antwoord maar niet de hele groep. Zo is er toch een Q&A of interactie mogelijk.

Als interactie niet nodig is of niet realtime hoeft te gebeuren, kan je overwegen om een video te maken en die te posten. Zorg dan zeker voor ondertitels op jouw video want 85% van de mensen kijkt naar een video zonder audio. Een handige app die het ondertitelen automatisch laat gebeuren is AUTOCAP, zowel bij IOS als bij Android beschikbaar. Toegegeven, het resultaat van de ondertiteling in het Nederlands zal wel nog wat manuele aanpassing nodig hebben, maar het bespaart je alvast wel tijd! Als er reacties komen, kan je ook altijd antwoorden in de comments. Zo is interactie natuurlijk ook mogelijk.

4. VERGADERING MET MEERDEREN, IN GROEP INTERAGEREN
Deze toepassingen zijn meest gekend in het bedrijfsleven, het gaat vaak om ‘video conference’ toepassingen. Hier grijpen wij terug naar de tips van hierboven maar waarbij je de groep laat participeren: Google Meet (tot 30 gebruikers) , Zoom (dat gebruiken velen hiervoor) en Whereby (betalende versie, gratis kan tot 4 personen).

Extra tips hierbij zijn: stel 1 gespreksleider aan, die persoon geeft anderen het woord (of kan anderen ‘op stil zetten’), zorg ervoor dat je niet door elkaar praat.

Skype for business hebben veel organisaties al, wij niet. Als mac-gebruiker ervaar ik vaak moeilijkheden als ik deelneem aan een online meeting via Skype.

5. ONLINE COMMUNITY BOUWEN
Wil je een online community bouwen? Een platform met interactie mogelijkheid activeren? Dan kan je kijken wat de sociale media kanalen bieden en naar andere platformen, er bestaan heel veel apps, tools en software. Zo’n community bouw je niet voor korte termijn, maar heb je voor langere termijn. Ook al heb je dus nu ‘sense of urgency’ om deze te bouwen, je creëert een online plek die ook na deze crisis zeer zinvol zal zijn.

Voor de sociale mediakanalen zien we grote troeven bij een Facebookgroep en WhatsAppgroepen. Een Facebookgroep heeft vele mogelijkheden om rond onderwerpen te posten, foto’s en video’s te delen, zelfs een live uitzending te doen. Via de instellingen kan je veel regelen rond rollen en rechten van de leden. Zeker een meerwaarde als je op lange termijn aan een laagdrempelige community wilt bouwen.
Je hebt hierbij de keuze tussen geheime, gesloten en openbare groepen.
Voor woonzorgcentra zijn gesloten Facebookgroepen bijvoorbeeld een interessante optie om contact tussen familie en bewoners te stimuleren. Ook na de corona-crisis kan dit blijven bestaan. Ook voor hulp aan een groep klanten, ervaringsdelen stimuleren etc.

WhatsApp groepen, zo kennen we er veel. Ook hier kan je een laagdrempelige online community (vaak rond gedeelde interesse) bouwen. Op groepsniveau kan je meldingen uitschakelen zodat het niet teveel gaat worden.

Workplace van Facebook, het intranet van Facebook, is ook een variant voor een intranet. Heel gebruiksvriendelijk, maar Facebook wordt vaak geassocieerd met privé gebruik. Zelf hebben we hier geen ervaringen mee.

Zowel Facebookgroepen als WhatsAppgroepen kan je gebruiken voor communicatie met collega’s onderling maar ook met externen, terwijl Workplace van Facebook meer specifiek voor intern gebruik is (met collega’s).

Voor het onderwijs zijn er nu grote uitdagingen om een online shift te maken, we hebben het hierbij over online leerplatformen met interactie-mogelijkheid tussen leerkracht en leerling. We zien een bundeling van apps en tools op Onlineschools.be en het platform van OVSG waar je alle informatie vindt over de organisatie van afstandslessen (wegwijs in de vele software en apps die hiervoor bestaan en anderzijds in inhoud die je online kan aanbieden en dit per onderwijsniveau). Ook Klacement bundelt veel initiatieven van het onderwijs.


Wil je zelf jouw eerste stappen zetten met het geven van online training? Wij helpen jou graag verder.


Moeilijke info gevat tonen? Dat kan via een infographic, zoals deze.
Zelf leren infographics en videographics maken? Dat kan in ons online leeraanbod in Someflex.Test het eens gratis of het iets voor jou kan zijn!
Ontdek ons online leer-aanbod met de GRATIS DAGPAS
Hoe+communiceren+deze+dagen_+corona-online-tools

ALGEMENE TIPS BIJ GEBRUIK ONLINE TOOLS

Vanuit onze eigen ervaring nog deze extra tips ter afsluiting.

Wil je op afstand samenwerken? Dan kan ik je onze ervaring delen: Google Drive (G Suite) met Google Docs, Spreadsheet, Presentaties, Jamboard… om samen te werken aan documenten.
Intranet en onderlinge communicatie tussen collega’s hebben we vervangen door Slack en voor project-opvolging en beheer van taken en to do’s is Trello een aanrader.
Er zijn ook geavanceerde en geautomatiseerde koppelingen mogelijk tussen deze apps.


Extra tips voor online tool-gebruik:

  • Zorg voor stabiel internet (liefst vast internet).
  • Zorg voor een goede belichting (niet ‘tegen licht’ zitten maar licht in het gezicht bij een video-call bijvoorbeeld).
  • Als microfoon gebruiken wij voor aansluiting op de laptop (bv voor webinars, opnames via laptop, live streams…), de Blue Snowball.

Grijp de kans nu om die shift naar online op korte en lange termijn te bekijken.
Het biedt je nu een paar quick wins op korte termijn, wat tijdens een crisis zeker meegenomen is.
Doordat er nu meer ‘sense of urgency’ is, kan je de inspanningen die je nu doet later zeker nog meer gaan gebruiken. Sowieso is inzetten op online tools iets van trial-and-error, maar je leert altijd bij en alleen zo zet je stappen vooruit.

Wil je zelf jouw eerste stappen zetten met het geven van online training? Wij helpen jou graag verder.

WIL JE MEER BIJLEREN OVER SOCIALE MEDIA EN JE KANALEN ZO GOED MOGELIJK INZETTEN IN TIJDEN van CORONA? DAT KAN JE LEREN IN ONZE ONLINE LEERCOMMUNITY OVER SOCIALE MEDIA.

Ontdek onze agenda

Deel dit bericht op

Lees meer